10 Tipps wie Sie Scheinselbstständigkeit vermeiden – für Auftraggeber

10 Tipps, wie Sie Scheinselbstständigkeit vermeiden – für Auftraggeber

Scheinselbstständigkeit wird in unverdächtigen Branchen meist als kalkulierbares „Unternehmerrisiko“ abgehakt. Tatsächlich ist das Risiko, dass Scheinselbstständigkeit festgestellt wird, relativ gering, wenn man nicht gerade in der Baubranche, Gastronomie, Messebranche, Eventbranche, Spedition und Fleischindustrie unterwegs ist, die der Zoll regelmäßig besucht.

Aber das kann sich täglich ändern. Auch die Meinung der DRV zu Branchen und Berufsbildern ändert sich. Erst hat es 2009 die IT-Branche erwischt, derzeit scheint die Filmbranche im Visier der DRV zu sein. Die Betriebsprüfer sind angewiesen, zukünftig auch die Finanzbuchhaltung stärker ins Visier zu nehmen, dort die „Fremdarbeiten“.

Die meisten Risiken aber gehen von Falschberatungen, eigenen Versäumnissen und unüberlegten selbstgesuchten Kontakten zur Deutschen Rentenversicherung aus. Und auch der Selbstständige bleibt natürlich ein Restrisiko, vor allem dann, wenn er über seinen eigenen Status selbst schlecht informiert ist und/oder blauäugig Fragebögen der DRV beantwortet. So können Sie Scheinselbstständigkeit vermeiden:

1. Klären sie den Status, bevor es andere tun.

Vorbeugen ist besser als heilen. Wenn das Thema akut wird, sind viele Gestaltungsmöglichkeiten schon verschlossen. Es ist gerade beim Thema Scheinselbstständigkeit mit Nachforderungen in fünfstelligen bis siebenstelligen Bereich wesentlich preiswerter, sich rechtzeitig abzusichern, als nachzuzahlen oder Prozesse über mehrere Instanzen zu führen. Für eine bestmögliche Absicherung ist es nie zu spät, solange der Betriebsprüfer nicht schon im Haus ist. Aber selbst dann hilft eine eigene Klärung vor unüberlegten Antworten und harten Folgen.

2. Informieren Sie sich über Irrtümer, Mythen und die praktische Seite des Themas.

Es gibt kein ein Rechtsgebiet, in dem sich derart viele gefährliche Rechtsirrtümer und Mythen verbreitet haben wie beim Thema Sozialversicherungspflicht selbstständiger Mitarbeiter und Geschäftsführer. Lehrbuchwissen ist nur die Hälfte der Wahrheit und führt, juristisch korrekt aber ohne Kenntnis der Folgen eingesetzt, zu existenzbedrohenden Folgen. Nutzen sie das Wissen von praxiserfahrenen Experten, etwas, dass sie nirgendwo nachlesen können. Einen Teil der verbreiteten Rechtsirrtümer finden Sie in unserem Blogbeitrag: „ 13 Rechtsirrtümer bei Scheinselbstständigkeit„.

3. Holen Sie sich die besten Berater an ihre Seite.

Wenn es bei ihrer Gesundheit um Lebensqualität oder Leben und Tod geht, sollten sie sich nur die die Hände der Besten begeben. Das Thema Scheinselbstständigkeit vermeiden ist von existentieller Bedeutung für Unternehmen. Oft führt eine Betriebsprüfung schnurstracks in die Insolvenz oder Ermittlungen des Zoll führen zu strafrechtlichen Verurteilungen der Unternehmensleitung. Wenn Sie bei Google entsprechende Sucheingaben machen, finden Sie täglich neue Einträge über Razzien, Strafverfahren und Ermittlungen. Schon bei der Vorbeugung sollten Sie auf Nummer sicher gehen, erst recht aber, wenn es akut um Leben oder Tod geht. Viele Urteile der Sozialgerichte wären anders ausgegangen, wenn die Prozessvertreter der Betroffenen nach allen Regeln der Kunst und auf das Thema spezialisiert vorgetragen hätten. Das Gericht sucht nicht fürsorglich nach Argumenten für eine Selbstständigkeit. Werden nicht alle Argumente vorgebracht, siegt die Rentenversicherung. Leider viel zu oft und viel zu oft zu Unrecht.

4. Klären Sie, ob ihre selbstständigen Mitarbeiter arbeitnehmerähnliche Selbstständige sind, wenn sie der Hauptauftraggeber sind.

Sie sollten den Status ihrer freien Mitarbeiter klären, bevor die Deutsche Rentenversicherung das tut. Ihre freien Mitarbeiter kennen leider oft den eigenen sozialversicherungsrechtlichen Status nicht. Wenn sie der Hauptauftraggeber eines Selbstständigen sind, und dieser keinen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt, muss der Selbstständige Rentenversicherungsbeiträge an die DRV abführen. Aber Vorsicht: die nachträgliche Meldung kann Nachforderungen von knapp über 30.000 Euro nach sich ziehen. Oft zeigen sich die Selbstständigen (unfreiwillig und nichtsahnend) selbst bei der DRV an, indem sie eine freiwillige Rentenversicherung beantragen, den Fragebogen zur Kontenklärung beantworten oder im Rentenantrag „Selbstständig“ als letzte Tätigkeit angeben. Auch ein Versorgungsausgleich im Rahmen einer Scheidung kann zu unangenehmen Nebenfolgen führen. Kommt es zu Nachforderungen der DRV an den Selbstständigen, sehen sich diese oft in ihrer Existenz bedroht. Die einzige Rettung ist dann das „Upgrade“ zum Scheinselbstständigen – dann zahlt der Auftraggeber an die DRV. Sie sollten also im eigenen Interesse dafür sorgen, dass dieses Schicksal ihre selbstständigen Mitarbeiter nicht ereilt. Nach dem Ergebnis ihrer Prüfung sollten einen Experten zu Rate ziehen, um zu entscheiden was zu tun ist – und nichts ohne vorherige Beratung veranlassen.

5. Achten Sie darauf, möglichst rechtssichere Verträge mit ihren selbstständigen Mitarbeitern zu machen.

Der Rat, keine schriftlichen Verträge zu machen, ist töricht. Natürlich gibt es keine Schriftform für Verträge mit Selbstständigen. Und natürlich kommt es letztlich auf die tatsächliche Beschäftigung und nicht den Vertrag an. Viele Unternehmer glauben, sie seien ohne Vertrag bei einer Überprüfung flexibler. Aber versetzen Sie sich in die Lage eines Betriebsprüfers, der auf seine Frage nach den Verträgen die Antwort bekommt: „Wir machen alles mündlich.“ Der Prüfer muss dann zwangsläufig weiter ermitteln. Und er wird es tun – gründlicher als sie es erwartet haben.

6. Vermeiden sie eine Gleichbehandlung externer Mitarbeiter mit ihren Arbeitnehmern.

Wenn sich der Unterschied zwischen ihren Arbeitnehmern und den freien Mitarbeitern darauf beschränkt, dass die einen Rechnungen schreiben und bei Urlaub und Krankheit kein Honorar erhalten, müssen sie damit rechnen, dass die DRV und auch das Sozialgericht davon ausgeht, bei beiden Gruppen handele es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Zwar ist es eigentlich albern (das Bundesarbeitsgericht ist zu Recht der Ansicht, dass es darauf nicht ankommt, anders aber die DRV) aber sie sollten externe Mitarbeiter auch so behandeln: keine interne Visitenkarten, nicht als Mitarbeiter auf der Webseite, keinen Firmenausweis wie Angestellte, im Organigramm, Intranet, E-Mailverkehr und Telefonverzeichnis deutlich als externe Mitarbeiter kennzeichnen, keine Teilnahme an Betriebsfeiern und an internen Meetings nur, wenn es um fachliche Fragen geht). Tun Sie alles, um im Krisenfall möglichst viele Argumente zu haben, warum die externen Mitarbeiter sich deutlich von ihren Arbeitnehmern unterscheiden. Sie in einem separaten Raum arbeiten zu lassen (wie das einige Medienhäuser praktizieren), wird nicht reichen.

7. Beantragen Sie ein Statusfeststellungsverfahren nur nach vorheriger Überprüfung der Sach- und Rechtslage.

Ein Statusfeststellungsverfahren kann unter bestimmten Umständen durchaus Sinn machen, vor allem wenn die Klärung frühzeitig beantragt wird und das Verfahren gut vorbereitet ist. In den meisten Fällen führt es allerdings zu einer Selbstanzeige ohne Amnestie und damit zu existenzgefährdenden Nachforderungen. Selbst große Unternehmen starten Statusfeststellungsverfahren nach jahrzehntelangem Einsatz von Selbstständigen; offensichtlich ohne vernünftige Beratung. Ich habe das als „Selbstmord aus Angst vor dem Tod“ bezeichnet. Tatsächlich kann auch in diesen Fällen noch ein Statusfeststellungsverfahren Sinn machen, aber nur nach einer gründlichen Analyse und Umstellung der Art und Weise der Beauftragung.

8. Beantworten Sie Fragen des Betriebsprüfers nie spontan.

Viele Unternehmer haben keine Vorstellung davon, wie „aufregend“ das Thema Scheinselbstständigkeit sein kann und sind sich keiner „Fehler“ bewusst. Sie beantworten die Fragen der Betriebsprüfer, insbesondere im Fragebogen, freimütig und im sicheren Glauben, nichts falsch gemacht zu haben. Durch die „Anhörung“ und spätestens durch den – sofort vollstreckbaren – Betriebsprüfungsbescheid werden sie eines Besseren belehrt. Spätestens dann sollten Unternehmer den Ernst der Lage erkennen und einen spezialisierten Anwalt zu Rate ziehen. Der teuerste Rat ist der schlechte Rat.

9. Bleiben Sie wach! Haken Sie das Thema Scheinselbstständigkeit  vermeiden nie ab!

In vielen Branchen schaut jeder nach rechts und links und ist beruhigt, weil die anderen ja auch mit Selbstständigen arbeiten. Das Argument, die anderen tuns doch auch, beeindruckt leider weder den Betriebsprüfer noch die Sozialgerichte. Das Thema ist und bleibt auf der Agenda der Politik. Die DRV wird seit Jahren mutiger; sie muss es auch, wenn man sich die Lage der Rentenkasse nüchtern ansieht. Suchen Sie sich vernünftige Berater, die nicht nur den aktuellen Status analysieren, sondern auch ím „Ernstfall“ an ihrer Seite stehen. Wenn Sie erst dann auf die Suche nach Experten gehen, ist es oft zu spät. Dann sollten Sie lieber einen guten Insolvenzberater suchen.

10. Vertrauen Sie keinen beruhigenden Auskünften von vermeintlichen Experten.

In Beratungsgesprächen und in Seminaren höre ich oft, dass Selbstständige und Auftraggeber die Selbstständige einsetzen, von ihren normalen Beratern (meistens Steuerberater oder Existenzgründungsberater) beruhigt wurden (Top 3: „In den ersten drei Jahren genießen Sie Welpenschutz“, „Wenn sie mehrere Auftraggeber haben, kann nichts passieren“, „Die BfA-Befreiung schützt vor Scheinselbstständigkeit“). Glauben Sie diesen Irrtümern vermeintlicher Experten nicht, sonst endet die vermeintlich risikolose Beschäftigung schneller als sie denken in der Insolvenz. Eine Mandantin, die von ihrer Steuerberaterin immer beruhigt wurde, musste in der Verwaltungsakte lesen, dass die Steuerberaterin gegenüber dem Betriebsprüfer angegeben hatte, sie habe ihre Mandantin immer auf das Problem hingewiesen. Lassen Sie sich „beruhigende“ Auskünfte immer schriftlich geben.

Die Nachforderungen aus Betriebsprüfungen sind erheblich, sie werden auf der Basis des Honorars berechnet und in der Regel mit Säumniszuschlägen in Höhe von 12 % verzinst. Innerhalb der Verjährungsfrist müssen sie mit einem Zuschlag von knapp 50 % rechnen. Bereits wenige freie Mitarbeiter lösen so einen sechsstelligen Nachforderungsbetrag aus. Der Beitragsbescheid ist zudem sofort vollstreckbar. Deshalb sollten Sie sich Berater suchen, die wissen wovon sie reden und denen Sie 100%ig vertrauen können. Es lohnt sich, wenn Sie Scheinselbstständigkeit vermeiden.